Google Drive 是一个非常强大的工具，用于存储和组织各种数据。最重要的是，任何拥有 Google 帐户的人都可以免费使用它（至少在开始时）。此外，由于 Drive 将您的所有文件保存在云中，因此与将所有内容存储在手机或 PC 本地相比，它具有一些重要优势。 Drive 还可以在几乎任何具有互联网连接的设备上运行，这使得在家中、学校、办公室以及介于两者之间的任何地方都可以轻松使用。
但是，如果您是云端硬盘的新手，那么在传输所有数据和文件之前，您应该了解一些重要的基础知识。因此，这里简要介绍了有关 Google 流行的云存储服务的最关键的内容。
存储和定价
每个 Google Drive 用户都可以获得 15GB 的免费存储空间。但是，您在 Google 相册中保存的任何数据也计入该限制。因此，如果您使用它来备份您的图片，您可能没有足够的空间来存放文档和文件。也就是说，您可以通过Google One 订阅增加云端硬盘的存储空间，100GB 存储空间的起价为每月 1.99 美元（或每年 20 美元），2TB 存储空间的起价为 9.99 美元（或每年 100 美元）。
对于大多数人来说，100GB 足以存放重要文件、工作文档和家庭照片。但是，如果您打算使用 Drive 作为备份所有数据的一种方式，您可能会想要采用更大的计划。好消息是，尽管每年 20 美元的基本计划相对便宜，但有很多方法可以免费获得额外的存储空间，至少是暂时的。例如，购买新 Chromebook 的任何人都 将在一年内免费获得 100GB 的云端硬盘空间，而新使用 Google One 的客户可能会通过一个月的免费订阅获得测试该服务的优惠。
因此，在您开始上传所有文件之前，您需要弄清楚您需要多少存储空间以及可能（或可能不会）花费您多少。
上传、支持文件和组织
确定需要多少存储空间后，您就可以开始将文件上传或传输到云端硬盘了。对于本地存储在设备上的单个文件或数据，您只需点击新建按钮并选择文件或文件夹上传选项。在计算机上，您还可以在 Drive 网站上将文件拖放到浏览器窗口中。 Drive 支持多种文件类型，包括大多数最流行的格式，如 .JPG、.PNG、.GIF、.MP3 等。有关支持文件类型的完整列表，请在此处查看 Google 的官方帮助中心。
上传所有文件后，您可以像在手机或计算机上本地管理它们一样管理它们。您可以创建嵌套文件夹并将文件从一个地方拖放到另一个地方。当然，您可以通过在搜索框中输入来查找特定文件或文件夹，但请务必记住，如果您在云端硬盘中存储了大量文件，则可能需要更长的时间才能找到它们（尤其是如果您的互联网连接不是很快）。因此，如果您能够在第一天为重要的项目或数据集创建文件夹的通用目录，那么您以后可能会为自己节省很多时间和麻烦。
还需要注意的是，虽然您可以直接在 PC 上的 Drive 中创建新的 Google 文档、表格、幻灯片等，但在移动设备上，您需要单独安装 Drive 和您想要的特定生产力程序。这是因为虽然它们都一起工作，但它们被认为是独立的应用程序。
使用 Google Drive 组织工作的另一个好方法是在 Docs 中保存各种项目的模板。这允许您开始编写脚本或创建表单，而无需每次都从头开始。您还可以为参考书目等内容保存模板，从而在尝试引用研究论文的来源时节省学生的时间。
或者，您可以与室友共享 Google 表格，而不是使用专用应用程序，以帮助计算水电费和其他共享费用。虽然它并不是专门为此设计的，但学生们发现，当学校等地方禁止或限制典型的消息应用程序时，您仍然可以使用 Google Docs 与朋友聊天。您所要做的就是邀请人们加入一个空白文档，然后使用实时协作来互相交谈和回复。完成后，您可以简单地删除该文档，或将其保留一天。
合作
除了使云存储简单易用之外，Google Drive 最强大的功能之一是其协作工具范围。与其他人共享文件或文档就像点击共享按钮并输入他们的电子邮件一样简单。或者，Drive 可以生成一个链接以通过文本、社交媒体或您选择的消息传递应用程序发送。一旦有人获得访问权限，您就可以与他们实时查看或编辑文件。
也就是说，重要的是要知道您与谁共享文件以及他们如何使用它们。例如，如果您正在寻求论文的帮助，则向老师或导师授予编辑权限可能真的很有帮助，但如果您只是与朋友分享电子书，则不太有用。除了文件的所有者之外，云端硬盘还提供三种不同级别的访问权限：查看者、评论者和编辑者。如果出现问题并且您想查看 Google 文档、表格或幻灯片的旧副本，您可以打开文件菜单并选择显示版本历史记录的选项。
查看者只能查看和阅读文档，但不能更改任何内容。评论者可以使用 Google 的评论工具查看和提出有关内容的想法和问题，而编辑者可以像文档所有者一样进行更改。
如果您想查看其他人最近发送给您的文件，您可以点击 Google Drive 的“与我共享”选项卡。如果您在学校或工作中拥有 Google Workspace 帐户，您还可以通过单击波浪形图标打开方便的活动仪表板。 （它位于桌面上蓝色共享按钮旁边的右上角。）最后，如果您想快速查看与他人共享的文件，您可以在云端硬盘的搜索框中键入“to:”。
离线访问文件
虽然 Google Drive 主要用于管理存储在云中的文档和文件，但它确实支持离线访问，这在您没有良好的互联网连接时会很方便。但是，您需要采取一些步骤才能充分享受离线使用云端硬盘的优势。
首先，在离线之前，您需要在连接到互联网时对云端硬盘的设置进行一些更改。在计算机上，您需要单击 Google Drive 浏览器选项卡右上角的齿轮图标，点击设置，然后选中离线菜单选项旁边的框。在移动设备上，您需要打开云端硬盘应用程序，找到一个特定文件，然后通过启用更多图标（它看起来像三个垂直点）中的选项来指定离线访问。完成此操作后，您将能够访问、编辑和保存所做的任何更改。下次您的设备连接到互联网时，它会自动将您对离线文档所做的任何更改同步到保存在云中的更改。同时在 Chromebook 上，您只需打开 Google Drive 设置，向下滚动，选中离线选项旁边的框，然后点击完成。
原文： https://www.engadget.com/pro-tips-for-using-google-drive-150029273.html?src=rss