这可能是一个热门观点，但我不喜欢预读，并且会恭敬地拒绝大多数在会议前分享内容的请求。
在详细说明原因之前，让我们首先探讨什么是预读、为什么它们经常失败以及一些更有效的替代方案。
什么是预读？
预读是在会议或演示之前发送给所有未来与会者的阅读材料。提前审查内容使人们有机会思考更好的问题并积极参与讨论，最终使会议更加有效。
从理论上讲，预读听起来很有用，但在实践中它们通常只会带来更多挑战。
为什么预读没有按计划进行？
为了使预读取得成功，会议组织者需要创建要演示的内容（通常是幻灯片）以及要提前共享的总结内容。很少有足够的时间来适当准备会议而不添加其他可交付成果。与会者还需要有足够的时间和意愿在会议前阅读材料。在典型的商业环境中，这种情况不会发生。
让我们看看经常发生的情况。
在会议上共享并演示同一文件。
当主持会议的人没有时间创建单独的预读和演示材料时，他们通常会使用一个文件来满足这两种需求。这可以采取多种形式。
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组织者可以发送整个演示文稿（按原样）。问题在于幻灯片是为演示者提供支持的视觉辅助工具，如果没有人旁白，幻灯片就没有意义。如果预读不清楚，就不会在会议上提出更好的问题和对话，从而产生预期的效果。
我还要指出，大多数幻灯片的长度都超过一两页。打开多页文档，尤其是超过 10 页的文档，是一项令人畏惧的任务，可能会导致有人完全跳过预读。
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组织者可以使用附加上下文修改共享幻灯片，以便于阅读。虽然这可以提高预读的效率，但同时也会降低演示的效率，从而降低会议的效率。过于繁忙和冗长的幻灯片会争夺演示者的注意力，因为观众会阅读而不是聆听。
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组织者可以创建一份供阅读的详细文档，而不是幻灯片，然后在会议上演示该文档，或者在没有任何视觉辅助工具的情况下简单地讨论内容。第一种场景，影响同上；观众尝试同时阅读和聆听。后一种情况是成功的最佳机会。然而，它要求演示者足够了解自己的内容并具有足够的魅力，能够在没有任何视觉提示的情况下主持会议。
这里的关键点是，人们在会议中聆听和在办公桌上阅读时对信息的消费方式有所不同。因此，用于支持这些手段的材料也应该有所不同，而这需要许多人没有的时间。人们也不喜欢在独立和聚集会议时重新讨论相同的材料，因此，如果观众期待相同的文件，他们可能会决定等待会议。
这是预读的最大挑战。即使设计经过深思熟虑，他们的成功也取决于其他人。
只有一部分受邀者会看预读。
大多数人都很忙，不想在会议前做作业。大多数人直到开始时间前几分钟才会考虑将讨论什么。
这就造成了混合观众的挑战，其中很大一部分与会者毫无准备地到达，而其余部分则准备好讨论手头的主题。你应该从头开始还是直接参与讨论？无论你是让阅读的小组还是没有阅读的小组进行讨论，另一组都会失去注意力和耐心。
在多次经历所有这些结果之后，我得出的结论是，预读风险太大。我宁愿花时间创建更简洁的演示材料并练习如何传递信息并促进讨论。
当要求预读时你会做什么？
仅仅因为我不赞成预读，并不意味着其他人不再询问。以下是我处理这些请求的几种方法。
明确为什么他们需要预读
每当有人提前询问内容时，我都会尽力理解为什么有人想要预读。通常，要求提前分享幻灯片并不是要求预读。相反，有人想要在会议前签署内容、了解议程，或者他们想要确认他们将有一些东西可以参考。
在前两种情况下，我会遵守——很高兴收到一些反馈或分享一个快速议程。在后一种情况下，我将提出在会议之后而不是之前发送我的幻灯片，并解释说幻灯片很稀疏，因此在我可以在会议中提供更多背景信息之前它们没有意义。根据我的经验，许多人愿意等待，一旦有人参加了会议，他们就会有足够的背景来理解这套牌。
将执行摘要幻灯片作为预读发送
如果与会者明确需要预读，而我又无法说服他们，那么我将仅发送执行摘要幻灯片，而不是幻灯片。值得注意的是，我为每个演示文稿创建了一个执行摘要幻灯片，作为我的流程的一部分，以清晰简洁地说明目的。如果您不这样做，那么您将需要做更多的工作，但这并不算过多，因为您可以重新调整演示文稿中的内容。查看这篇文章，了解如何执行此操作和使用模板的指南。
预读很困难，因为他们的成功很大程度上取决于其他人。如果您对此主题还有其他想法或轶事要分享，请在下面的评论中告诉我们。