在之前的一篇文章中，我提出了为什么分析过程不仅要包括探索性分析还要包括解释性分析的多个步骤。在高层次上，解释性分析包括三个阶段：
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计划一个明确的消息
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创造有效的材料
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充满信心地交付
我们最新的书《与你讲故事》将每个阶段进一步细分为四个详细步骤（总共 12 个步骤）。下面是直接来自本书的完整解释过程的可视化表示。
就个人而言，在过去的几年里，我以这种方式构建了许多数据驱动的故事，而出色的结果使时间投资非常值得。 （这里是我们的首席执行官兼创始人 Cole Nussbaumer Knaflic 基于这个 12 步流程的示例演示。）
不幸的是，当我们被要求为即将举行的会议制作几张幻灯片时，时间永远无法保证。在这些场景中通常会发生什么？解释过程被分类。一张幻灯片与一两张现有图表以及一些解释调查结果的文本一起被扔到一起。
例如，考虑这种情况：假设我在当地一家慈善组织做志愿者，该组织向特定社区有需要的家庭提供免费晚餐包。我做了一些研究，发现附近家庭收入最低的邮政编码（因此隐含的需求更大）消耗的餐具比预期的要少。我想将这些发现告知慈善领袖，并说服他们提高这些特定社区对该计划的认识。
几年前，我会在时间紧迫的情况下制作的幻灯片看起来像这样：
由于多种原因，上面的幻灯片存在问题。幸运的是，讲故事并不是一种孤注一掷的努力。如果您没有时间，或者您的场景不需要正式演示，或者您可能刚刚开始讲故事的旅程，请知道有一些聪明的方法可以缩减与您一起讲故事的完整过程，同时仍能显着提高您的最终结果沟通。
我将使用完整解释过程的修改版本将上面的幻灯片转换为建立理解和提示行动的进程。我不会完成三个关键阶段的所有十二个步骤（计划清晰的信息、创建有效的材料并自信地交付），我将只应用每个阶段的一两个步骤，因此整个解释过程需要一个小时。
这个浓缩的讲故事过程现在看起来更像是：
计划一条清晰的信息：20 分钟
当您的时间有限时，您应该立即开始创建内容（幻灯片、图表、图像），这是完全可以理解的。抵制这种冲动。我坚信所有结构良好的沟通都始于适当的计划。花少量时间考虑你的听众并形成你的故事将使其余的解释过程更容易和更快地完成。
考虑您的听众。仅仅说出我的听众的名字对我来说是不够的。我将更进一步考虑他们的偏好、该主题的背景知识和动机。我给自己10 分钟时间回答以下问题。
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谁是我的主要受众
Leonie 和 Gus，该慈善机构的联合创始人 -
他们对我的话题有什么背景知识？
他们一直都知道某些社区需要更多帮助，但他们从来没有时间去调查。他们不知道我用数据研究了这个理论。 -
我希望他们用这些信息做什么？
就如何提高这些社区的意识集思广益。我们是否制作传单、会见社区领袖、敲门、摆好桌子？ Leonie 和 Gus 在推动慈善事业方面有更多经验，因此他们对如何进行会有想法。 -
他们最关心什么（与慈善有关）？
喂饱尽可能多的人！ -
他们为什么会拒绝我的建议？
我看不出他们有什么理由反对通过讨论来提高认识。这可能归结为我们缺乏资源（志愿者和时间）。仔细想想，我这次会议的近期目标是提出问题并开始对话，而不是采取具体行动。 -
我的演讲需要有多正式？
不正式！所有志愿者将在下周见面。我想要几张幻灯片来展示数据，听起来很有信心。这是当地的慈善机构，而不是董事会介绍。 -
（因为我正在使用数据。）他们对我正在使用的图表有多熟悉？
从历史上看，我们没有查看数据。我希望我需要告诉他们如何阅读散点图。
编一个故事。考虑到听众，我准备开始计划我的整体信息。我会保持简单。我的故事情节将是直截了当的，有明确的开头、中间和结尾（有时称为情节、转折和结尾）。对我来说幸运的是，我上面的笔记已经包含了情节和结局。中间（又名扭曲）是我从数据分析中得到的主要收获。
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剧情：我担心我们没有帮助那些最需要帮助的人，所以我使用数据进行调查。
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扭曲：收入最低的四个邮政编码的利用率最低。
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结束：让我们讨论如何提高特定社区的意识。
我知道我不能只与听众分享上述陈述并期望他们理解。我也知道我的观众可能会对散点图感到不舒服，所以我需要解释如何阅读图表以及在哪里查看。为了解释我的图表，我将定义轴、添加数据点、介绍有用的参考线并强调主要内容。我的故事大纲现在如下所示。
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剧情：我担心我们没有帮助那些最需要帮助的人，所以我使用数据进行调查。
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解释纵轴（利用率百分比）
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解释横轴（家庭收入）
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添加数据（10 个附近的邮政编码）
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将参考线添加到散点图以创建高级类别
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分享我预期的利用率和收入之间的关系
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分享利用率与收益的实际关系
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扭曲：收入最低的四个邮政编码的利用率最低。
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结束：让我们讨论如何提高特定社区的意识。
我又花了10 分钟来概述我的故事的结构（计划总共 20 分钟）。
创建有效材料：25 分钟
从上面的计划说明到精心设计的幻灯片似乎是一个巨大的飞跃，但困难的部分已经完成。让我们将创建阶段分为两个步骤：单词和数据。
用语言表达。这一步感觉最有成效，因为最终的幻灯片开始成形。我将上述故事大纲中的每一行映射到一张单独的幻灯片。更具体地说，我将每一个想法都写成一个适合一行的简洁幻灯片标题。在我进行的过程中，我喜欢将关键短语加粗。我生成的幻灯片如下所示。
在图表中显示数据。鉴于我的时间有限，我不会遍历不同的图表类型；相反，我将使用我最初的探索性分析中的现有散点图。只要我告诉他们如何阅读图表并结合智能格式，我相信散点图对我的观众来说是有意义的。
一旦我完成了图表，我就准备好完成幻灯片了。
参考我最初的计划材料，我一次只展示散点图的一部分（在幻灯片标题中概述）。为此，我将图表复制到每张幻灯片上，然后删除不相关的对象或用白色文本框覆盖它们，使它们从视图中隐藏起来。这种省时的 hack，也称为brute-force animation ，允许我在不使用复杂的动画功能的情况下构建我的图形。
总的来说，这两个步骤（“用文字说出来”和“在图表中显示数据”）需要我大约25 分钟才能完成。此步骤可短可长，视需要而定。您可以根据观众的需求来决定什么是“足够好”。
自信地交付：15 分钟
您可能认为，如果您创建了内容，那么您已经知道如何讨论它。也就是说，不要让您第一次谈论您的作品时出现在您的听众面前。即使是一次练习，也能在建立信心和发现小错误方面大有帮助。
通过实践改进。这个具体的演示文稿不需要过分润色，但我仍然会在会议前分配15 分钟的练习时间（即 2-3 次测试运行，因为进度大约是 5 分钟的内容）以理清每张幻灯片上的谈话要点.
最后的幻灯片进度看起来像这样。
与具有单个散点图的原始幻灯片相比，这是一个巨大的改进。这并不完美。我意识到我忘记了沿 x 轴添加货币符号并且我的一些标签没有对齐。有时在快速移动时会发生轻微的疏忽。
即使时间有限，您也可以采取有意义的步骤进行有效沟通。无论您有一个小时、几个小时还是几天的时间来准备解释性演示，都可以从与您讲故事时发现的完整过程开始，并进行相应的修改。
以下是进一步培养您的演讲技巧的其他方法。
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查看随书讲述的故事，以获得对过程的自我引导但有力的解释。在专门的图书网站上，您可以下载免费的样本内容。
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观看与您一起讲故事的视频系列。用数据讲故事的作者兼首席执行官 Cole Nussbaumer Knaflic 分享了书中的实用技巧和片段。
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与 SWD 团队的成员一起参加即将举行的“与您讲故事”研讨会。您将通过动手练习得到指导，以磨练您的演讲技巧。
原文： https://www.storytellingwithdata.com/blog/a-quick-presentation-makeover